メール アプリのルールを使用すると、アクションをトリガーする条件を指定できるため、時間と労力を大幅に節約できます。
したがって、たとえば、ルールを使用すると、受信トレイから別のメールボックスにメッセージを移動したり、特定の送信者からのメッセージを強調表示したり、メッセージに自動的に返信または転送したり、その他さまざまなことが可能になります。
ルールを作成するには、「メール」→「環境設定」を選択し、「ルール」をクリックします。ルールを作成したことがない場合は、「News From Apple」というルールが1つだけ表示されます。これは、初めてルールを作成する際に空白のウィンドウが表示されることのないよう、マザーシップによって用意されたものです。
例のルールを調べる
ルールのリストでこのルールをダブルクリックするか、選択して右側の編集ボタンをクリックして、このルールを確認してみましょう。
このサンプル ルールは、表示されているアドレスからのメッセージに青い背景を追加します。
- 別の住所を追加するには、+（プラス）ボタンをクリックします
- アドレスを削除するには、各条件の右側にある- （マイナス）ボタンをクリックします。
自分だけのルールを作る
特定の送信者 (この例では編集者) からの新しいメッセージを特定のメールボックス (この例では緊急) に移動する新しいルールを作成しましょう。
まず、「ルールの追加」ボタンをクリックし、ルールをトリガーする 2 つの条件「 From が[email protected]と等しい」および「From が editor2@ editors.comと等しい」を追加しました。
次に、いずれかの条件に一致するメッセージをどのように処理するかを指定しました: メッセージを Urgent メールボックスに移動します。
ルールは次のようになります。
[OK]をクリックすると、ダイアログが表示されます。
「適用」をクリックすると、現在選択されているメールボックスにアクティブなルールが適用されます。「適用しない」をクリックすると、ルールは保存されて有効になりますが、選択されたメールボックスには適用されません。今後、このルールにより、どちらかの編集者からのメッセージが私の受信トレイから「緊急」メールボックスに移動されます。
左側のドロップダウン メニュー (下の図の左側) では 12 種類以上の条件を指定でき、中央のドロップダウン メニュー (下の図の右側) では 5 つのオプションのいずれかを使用できます。
ドロップダウンの [アクション] メニュー (すべての条件の下) には、指定した条件を満たした後にルールで実行できる 12 以上の操作が含まれています。
（ロバートの）ルールの順序
これまで見てきたルールについて、新しいルールの作成、条件とアクションの選択など、どれも非常に分かりやすいものでした。しかし、ルールが2つ以上ある場合は、順序が重要になります。ルールは、「ルール」ウィンドウ（メール > 環境設定）に表示されている順に実行されます。つまり、リストの最初のルールが最初に実行され、次に2番目のルール、3番目のルール、というように実行されます。ルールの順序を変更するには、ルールをクリックしてドラッグし、リスト内で上下に移動させるだけです。
ルールが複数ある場合、一部のルールが他のルールの影響を受けないようにしたい場合があります。その場合は、ルールの最終アクションとして「ルールの評価を停止」アクションを追加します。
最後にもう一つヒント：ルールを選択してウィンドウ右側の「複製」ボタンをクリックすると、ルールを複製できます。この機能は忘れずにご利用ください。ルールを複製して修正する方が、最初から新しいルールを作成するよりも早い場合が多いからです。
この貴重な情報は、私のニュースレター「Macユーザーのためのスマートな働き方」から抜粋したものです。無料でご登録いただくと、毎週、時間節約のヒントなどを無料でお届けします。
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